Как перевести бизнес в онлайн. Офлайн бизнес в онлайне

Я по жизни оптимист и стараюсь найти плюсы в минусах. И у меня получается их найти.

Вспомним конец марта 2020. Предприниматели, кто мог, раздали сотрудникам ноутбуки, оплатили сотовую связь и отправили домой работать.

Это действие называлось «мы перешли на удаленку». Такая «удаленка» ничего общего с бизнесом онлайн не имеет. Бизнес – это отлаженный процесс, а работа «на кухне» – экстренная мера. Но лучше так, чем никак, чем все остановить.

Карантин затянулся. Мы отдохнули дома, потратили деньги, накопленные в добрые докарантинные времена. И увидели, что перевод офлайн-бизнесов в онлайн — уже не прихоть, не мечта, а необходимость.

Давайте разбираться, что нужно для перевода офлайн бизнеса в онлайн, чтобы все это четко работало. Как юрист с 25-летним опытом, советую все делать основательно, без спешки, юридически грамотно.

Сами понимаете, с законом не шутят. А здесь, в онлайн-бизнесе, все иначе. Может, и не кардинальны отличия онлайн и офлайн бизнеса, но довольно значительны. И каждая ошибка — это недозаработанные или потерянные деньги, потраченные зря время и нервы.

Разберу три самые важные, на мой взгляд, позиции перехода офлайн-бизнеса в онлайн.

Шаг № 1: организация действий по получению денег. Многие сейчас скажут, что сначала надо деньги «сгенерить», но я не соглашусь.

Полагаю, что даже если вы или ваш отдел продаж «на удаленке» продали товар или услуги, необходимо соблюсти формальности. Эти формальности называются счет, акт выполненных работ, накладная и т.д.

Этим ведает ваша бухгалтерия. Поэтому правило № 1 — обеспечить бухгалтерию доступом к онлайн платформам бухгалтерского учета, которые бесперебойно работают из любой точки, где есть интернет.

Сюда же, к правилу по доходу, стоит отнести и организацию отдела продаж. Самое правильное решение, по моему мнению (и не только для отдела продаж) – это CRM система, система учета клиентов и их взаимодействия с вами.

Для меня, как, возможно, и для вас, технические задачи — гора Эверест, на которую не взойти. Но даже я, чистый гуманитарий, задалась целью, освоила эту систему и оценила ее эффективность.

CRM-система позволяет контролировать процесс оперативно, вносить корректировки в поставленные задачи. в ней мы видим каждого клиента и каждое обращение, видим, чем занимался наш сотрудник.

CRM-системы успешно работают онлайн. Нужно только выбрать подходящую.

Шаг № 2: Оформление документов

Да, ваши сотрудники при приеме на работу были ознакомлены с Правилами внутреннего трудового распорядка и соблюдали его. А вы их контролировали. Теперь же все иначе. Ваши работники сидят по домам. Что они там делают, работают ли, выполняют ли свои обязанности?

Ваша задача сделать так, чтобы в результате перевода бизнеса из офлайн в онлайн ваша команда понимала, что и как им делать. Чтобы результаты были не меньше тех, которые были при работе в офисе.

От сотрудника, который находится дома, сразу требовать 100% вовлеченности в удаленный рабочий процесс не стоит. Для них это тоже стресс и перестройка. А некоторым еще и компьютер нужно осваивать на ходу.

Но и давать послабления в виде «затянувшегося переходного периода» — губительно для бизнеса.

Какой выход? Здесь хорошо работают старые, многими забытые регламенты, памятки, вводы в специальность, правила и т.д.

Для онлайн бизнеса важным является наличие регламентов по взаимодействию между сотрудниками и правил исполнения этих регламентов

Другими словами, «курс молодого бойца», как работать в СRМ и куда нажимать в случае чего, они должны пройти. А соответствующий раздел в СRМ-системе (к примеру в Битрикс-24 он называется”база знаний”) будет заполнен.

Также сотрудники, ваша команда, обязаны знать, как они коммуницируют, через какие инструменты общаются в рабочее время.

Здесь стоит обратить внимание на сервисы видео-конференцсвязи — незаменимый помощник.

Опыт показывает, что утреннее приветствие сотрудников, утреннее обсуждение планов на текущий рабочий день в видеоконференции – отличное начало дня.

Такую же планерку для подведения итогов дня целесообразно проводить в конце дня. Тогда у сотрудников появляется ощущение постоянного сплоченного присутствия. Это дает толчок работать, а не стоять у плиты, гулять в рабочее время с детьми или сидеть у телевизора.

Таким образом, даже при внедрении в работу СRМ системы необходимо переработать ваши внутренние трудовые акты, по которым работают сотрудники. Ведь только при хорошем администрировании и регламентировании ваш переведенный в онлайн бизнес будет четко работать.

Очень важным является правильное оформление трудовых отношений. Отныне ваши сотрудники – это уже дистанционные сотрудники. О них говорит главы 49.1. Трудового Кодекса, и прописанные там правила организации работы на удаленке важно соблюдать.

Сразу решите для себя — ваш сотрудник будет исполнять свои трудовые обязанности на вашем оборудовании: стол, стул, компьютер, принтер, сканер… Или же на своем.

Если работа предусматривает использование имущества работодателя — то впору обсудить и заключить соглашение о материальной ответственности.

Если работа производится на оборудовании работника — он вправе поставить вопрос о компенсации за использование инструмента.

В онлайн-бизнесе очень четко работает правило: регламенты и памятки – наше все. И поверьте, и временные и финансовые затраты на их составление оправдываются. Если, конечно, они составлены юридически правильно.

Сделать это самостоятельно собственнику бизнеса весьма проблематично. И потому, что каждое слово в них может работать как на вас, так и против вас. И потому также, что это очень трудоемкая работа, отнимающая кучу времени и сил.

Шаг 3: IT- защита.

Интернет как известно, помнит все. При организации онлайн-бизнеса необходимо четко представлять и понимать, как будет храниться ваша информация и кто и как будет иметь к ней доступ.

Здесь уместно будет напомнить о том, что не рекомендуется пересылать по почте информацию особой (повышенной) важности, раздавать пароли и доступы и т.д. Пароли и доступы не храните в телефоне. Для их хранения должно быть особое место. Также важно регулярно обновлять пароли и доступы.

При передаче такой информации сотрудникам обязательно должен быть составлен акт приема-передачи.

Дистанционные сотрудники могут для выполнения своих обязанностей иметь ЭЦП (электронно-цифровую подпись). А если ее нет — вполне подойдет обмен скан-образами подписи.

НО: еще раз акцентирую внимание на том, что вся переписка ведется с рабочих аккаунтов, e-mail, специально организованных чатов в мессенджерах. И эти правила должны быть зафиксированы, а сотрудник с ними ознакомлен под роспись.

Подводя итоги, хочу сказать, что если вы сказали себе: «Хочу перевести бизнес в онлайн» - значит действуйте!

Ведь офлайн бизнес в онлайне также может прекрасно работать. А вы будете лучше защищены от всевозможных кризисов и вирусов.

Я абсолютно уверена, что если желание сильное, то дорогу осилит идущий. Вы переведете бизнес в онлайн, успешно организуете позитивный контроль над командой и ваше дело будет наращивать мощь и расти. А если нужна моя консультация юриста или вы хотели бы делегировать мне всю рутину по переводу офлайн-бизнеса в онлайн, то я здесь, рядом. Пишите или звоните здесь.