Бухгалтерия от банков: подводные камни, о которых знают не все
В последнее время онлайн-сервисы, предлагающие «онлайн-ведение бухгалтерии» стали пользоваться популярностью, чем не преминули воспользоваться банки. И новости о том, что очередной банк запустил подобный сервис, появляются регулярно.
Это действительно очень удачный маркетинговый ход, особенно если учесть, что нередко для своих клиентов банки предлагают специальные тарифы (бывают даже бесплатные, конечно, только с базовыми функциями). Хочешь сдавать отчеты бесплатно – переводи счет сюда. Не хочешь? Можешь использовать данные и счета в другом банке. В любом случае банк, который предоставляет сервис онлайн-бухгалтерии, получает ваши данные для рекламных рассылок. И скорее всего, заманчивое предложение о переводе счета вы скоро увидите. Но это нормальная рыночная ситуация и грамотная стратегия привлечения клиентов.
Плохо другое – слово «Бухгалтерия» в названии как бы намекает на то, что задачи по бухучету и обеспечение его правильности (!) передаются банку. Но это не так. Причем независимо от того, по какой системе работает сервис. Их две – онлайн-бухгалтерия и аутсорсинг. Теперь чуть подробнее.
Онлайн-бухгалтерия
Это сервис, который помогает рассчитать налоги, формирует декларации и напоминает о сроке их сдачи. И все. Стандартно сервис онлайн-бухгалтерии предоставляется ИП на УСН, иногда ЕНВД (патенте).
То есть вы вводите сумму доходов, встроенный калькулятор, высчитывает 6% (если вы на УСН и нет сотрудников), заполняется и отсылается декларация. Удобно? Да. Всегда ли правильно? Если у вас условно два прихода в месяц, то скорее всего будет правильно. Если же у вас есть займы, права на налоговые вычеты, возвраты от контрагентов и другие нередко возникающие моменты, онлайн-бухгалтерия никак вам не поможет в этом всем разобраться.
Бухгалтерия на аутсорсинге
В описании такого сервиса уже обязательно есть консультации бухгалтера, формирование первичных документов, а также, в зависимости от тарифа, расчет зарплаты и сдача отчетности по сотрудникам. Такой вариант работы подходит как ИП, так и ООО на УСН, ЕНВД и ОСНО.
Если таким сервисом пользуется ваш бухгалтер просто для автоматизации работы – это удобно. Хотя все зависит от стоимости сервиса в выбранном банке – могут быть доплаты за сотрудников сверх определенного количества, за оформление дополнительных документов и т.д. Но это вопрос цены/удобства, каждый бизнес решает его сам.
Если же у вас бухгалтера нет, то придется довериться специалистам, которых предлагает банк. И тут нужно помнить – в банке НЕ работают специальные бухгалтеры, которые обслуживают клиентов сервиса онлайн-бухгалтерии. Все эти задачи переданы на аутсорс (мы можем точно об этом сказать, потому что к нам обращались именно с таким предложением – вести учет для клиентов банка).
О консультациях
В пакетах аутсорсинга они обычно включены сразу (может быть лимит), но и пользователи обычной онлайн-бухгалтерии тоже могут их запросить. Закрепленного за вами бухгалтера в любом случае не будет. То есть консультировать вас действительно будут, но дежурные специалисты, которые не знают тонкостей вашего бизнеса. И корректность консультации очень сильно зависит от того, как вы зададите вопрос. Без знаний в бухучете ошибиться в описании проблемы очень легко, но вот исправить ошибку может быть непросто. При этом ответственность за ваши действия (даже если они основаны на консультации) – только на вас.
Давайте с примерами из договора одного из банков.
О консультациях:
«Консультация предоставляется исходя из сведений, предоставленных Заказчиком, и содержит однозначный ответ на вопрос Заказчика…»
«Если на вопрос Заказчика в соответствии с действующим законодательством РФ нельзя дать однозначный ответ и/или по данному вопросу существует различная практика высших судов РФ, Консультация содержит как минимум два сценария поведения Заказчика с учетом риска наступления неблагоприятных последствий…»
Об ответственности:
«Исполнитель не несет ответственности за выбор Заказчиком одного из сценариев…»
«Исполнитель не несет ответственности за качество предоставленных Консультаций в случае, если несоответствие предоставленной Консультации требованиям … настоящего Договора явилось следствием предоставления Заказчиком неполных или недостоверных сведений»
Правда, при этом «Исполнитель несет ответственность за реальный ущерб, понесенный Заказчиком вследствие предоставления ему одной или нескольких Консультаций, не соответствующих установленным … требованиям. При этом Исполнитель не несет ответственности за упущенную выгоду и косвенные убытки Заказчика, а также моральный вред или ущерб деловой репутации Заказчика, причиненные предоставлением Заказчику одной или нескольких Консультаций, не соответствующих … требованиям.»
То есть если вы абсолютно грамотно сформулировали вопрос и получили однозначный неправильный ответ, то какую-то компенсацию вы получить сможете. Конечно, если сможете доказать, что получили реальный ущерб.
А если возникли проблемы?
Увы, и тут вы остаетесь один на один с контролирующими и другими органами, встречи с которыми радости не добавляют. Банк общаться с ними не будет. И если счет вам заблокируют, то это тоже придется решать вам самостоятельно.
Так какие обязанности и ответственность у банка по сервису онлайн-бухгалтерии?
Если кратко, то банк обязуется:
· Предоставлять круглосуточный доступ к программному обеспечению (кроме того времени, когда проходит техобслуживание: не получилось отправить декларацию или провести платеж из-за техобслуживания – ваша проблема).
· Обеспечивать необходимое место на своем сервере для хранения и обработки ваших данных.
· Давать возможность заполнять бланки/документы и отправлять их в соответствующие органы (с пометкой о доставке).
Банк несет финансовую ответственность за РЕАЛЬНЫЙ ущерб, если:
· через сервис сформированы документы по неправильной форме (например, если она изменилась, а в программе еще старая);
· нарушены сроки сдачи отчетности, а вы при этом все ввели, подписали и отправили вовремя (то есть если произошел технический сбой на стороне сервера);
· неправильно сработал встроенный калькулятор, хотя вы ввели все данные правильно.
Конечно, в любом случае вам нужно будет доказать, что это вина банка. А ведь проблемы выплывают иногда через какое-то время, а вы уже не клиент банка и сервисом не пользуетесь..
Так что читайте договор, господа. Другой вопрос, что не всегда его вот так просто можно не найти на сайте…
Так что теперь, не пользоваться онлайн-бухгалтерией?
Ну почему же.
· Если у вас стандартные операции и небольшой оборот, и при этом вы еще и клиент этого же банка – это очень хороший вариант. Как минимум, вся информация под рукой и в налоговую возить отчеты самому не нужно.
· Если у вас бизнес чуть покрупнее, но не особо разнообразный в плане происходящего, тоже можно. Но постоянный контроль и понимание того, что вся ответственность лежит на вас – обязательны.
Но как только вы выходите на тот уровень, когда возникают все новые вопросы, лучше начать работать с настоящим, живым человеком. Не обязательно в штате – аутсорс тоже отлично работает (а иногда и лучше, чем конкретный бухгалтер, ведь в аутсорсинговой компании есть специалисты по разным направлениям). Но это должен быть аутсорс живой, когда у вас есть контакты конкретно вашего специалиста (и доступен он в режиме 24/7), когда он не только консультирует, но и решает ваши задачи и проблемы. И, конечно, когда ответственность за правильность бухучета лежит на аутсорсинговой компании.
Зачем вы об этом рассказываете? Нужны клиенты?
Наша компания предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Честно говоря, мелкому бизнесу такой вариант не выгоден, дорого. Но мы действительно хотим, чтобы ваш бизнес развивался, и вы со временем пришли к нам. Поэтому постарались предупредить о подводных камнях сервиса онлайн-бухгалтерии, которые могут и потопить небольшой «Титаник». Так что удачной вам работы и стабильного развития! А когда вам станет тесно в рамках стандартизированных онлайн-сервисов – приходите к нам!